Buchhaltung einfach
sicher erklärt
Software für die Buchhaltung - Das muss sie können

Buchhaltung einfach erklärt

Was genau ist Buchhaltung? Die Buchhaltung ist eine Abteilung in einem Unternehmen. Die Abteilung, bestehend aus einem oder mehreren Buchhaltern, befasst sich mit der Buchführung. Diese bezeichnet also die eigentliche Tätigkeit sowie die dahinterstehende Methodik.

Die beiden Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden im Alltag häufig synonym verwendet, was nicht ganz korrekt ist. Die Buchhaltung analysiert und dokumentiert alle in einer Firma anfallenden Geschäftsvorfälle, also alle Vorgänge, die das Vermögen des Unternehmens betreffen. Dazu gehören zum Beispiel Einnahmen, Materialeinkäufe, Abschreibungen, Kredite oder Lohnkosten.

Wer ist Buchhaltungspflichtig und wer nicht?

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer, Kleinunternehmer und Freiberufler eine Gewinnermittlung durchführen. Man unterscheidet hierbei jedoch zwei unterschiedliche Verfahren:

Die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ist eine einfachere Form der Gewinnermittlung. Sie ist Freiberuflern, Gewerbetreibenden mit geringem Einkommen und landwirtschaftlichen Betrieben vorbehalten. Das Bundesfinanzministerium hat 2005 ein Formular eingeführt, das den Aufbau der Einnahmen-Überschussrechnung definiert. Diese Form der Buchhaltung ist wesentlich einfacher als die doppelte Buchführung.

Die doppelte Buchführung (auch Doppik genannt) teilt sich in die zwei Konten Soll und Haben. Sie muss von allen besserverdienenden Gewerbetreibenden zur Gewinnermittlung durchgeführt werden. Hier werden alle Geschäftsvorfälle sowie die zugehörigen Belege erfasst und auf verschiedene Konten verbucht. Die einzelnen Konten sind wiederum Büchern untergeordnet. Bei der doppelten Buchführung unterscheidet man das Hauptbuch, das Grundbuch (auch Journal genannt) sowie ein oder mehrere Nebenbücher. Für eine fehlerfreie und ordnungsgemäße Buchführung muss man sich an die GoB, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung halten.

Buchhaltung für Freiberufler

Freiberufler sind zwar nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet, dennoch sollten sie Betriebseinnahmen und -ausgaben transparent auflisten. Die Belege werden gleichermaßen gesammelt und zum Beispiel in einer übersichtlichen Excel-Liste nach Erlös- und Kostenarten sortiert. Einnahmen und Ausgaben werden in der Einnahmen-Überschussrechnung zusammengestellt. Wer es noch einfacher mag, kann eine Buchhaltungssoftware dafür benutzen. Mit einem entsprechenden Programm können die Belege noch einfacher sortiert, gebucht und verwaltet werden.

Buchhaltung für Kleinunternehmer

Ein Kleinunternehmer ist eine selbstständig, gewerblich oder freiberuflich tätige Person, die weniger als 17.500 Euro jährlich verdient. Auch Personen, die im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich weniger als 50.000 Euro verdienen und die Grenze von 17.500 Euro im Vorjahr nicht überschritten haben, können als Kleinunternehmer gelten.

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen und weisen diese demnach auch nicht auf Ihrer Rechnung aus. Genau wie Freiberufler sind auch Kleinunternehmer nicht zu einer doppelten Buchhaltung verpflichtet. Trotzdem sollten Belege und Rechnungen stets sorgfältig aufbewahrt werden. Sie helfen bei der Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung für das Finanzamt.

Buchhaltung für Gewerbetreibende

Alle Gewerbetreibenden, die eine bestimmte Einkommensgrenze überschreiten sind buchführungspflichtig. Sie müssen eine doppelte Buchführung erstellen. Darüber hinaus sind alle Gesellschaften mit folgenden Rechtsformen buchführungspflichtig:

  • Kommanditgesellschaften (KG)
  • Offene Handelsgesellschaften (OHG)
  • Aktiengesellschaften (AG)
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG)

Die doppelte Buchführung ist wesentlich komplexer als die Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung. In den meisten Fällen wird sie von einem Steuerberater oder einem Buchhalter erledigt. Hilfreich kann hier auch eine entsprechende Buchhaltungssoftware sein, die alle Bücher und Konten detailliert auflistet und das Buchen erleichtert. Wer sich nicht sicher ist, ob er buchführungspflichtig ist, sollte beim zuständigen Finanzamt nachfragen.

Sonderform: Ökologische Buchhaltung

Die Vorgaben zur Buchführung sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) gesetzlich festgeschrieben. Sie muss wahrheitsgemäß und klar sein und alle Kostenstellen übersichtlich auflisten. Die GoB umfassen drei Bereiche:

  • Belegpflicht: Eine Buchung darf nur mit Beleg erfolgen.
  • Organisationsgrundsätze: Alle Belege sind vollständig, unmittelbar und systematisch in fortlaufender Reihenfolge zu dokumentieren und abzulegen.
  • Buchungsgrundsätze: Die Buchungen müssen klar, nachprüfbar, transparent und vollständig sein. Die beigefügten Belege müssen gut lesbar sein.

Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme stellen eine Präzisierung der GoB dar. Der Fokus liegt auf datenverarbeitungsgestützter Buchführung, also auf der ordnungsgemäßen Behandlung elektronischer Dokumente. In den GoBS wird unter anderem festgehalten, ob und in welcher Form Belege eingescannt werden dürfen und wie diese anschließend abgelegt werden müssen.

Elemente der Buchhaltung

Bei der Buchhaltung werden drei Arten von Büchern unterschieden:

  • Grundbuch (oder Journal)
  • Hauptbuch
  • Nebenbücher

Grundbuch (oder Journal)

Das Grundbuch ordnet alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge. Aufgrund der zeitlichen Abfolge der Buchungen und Belege wird das Grundbuch auch als Tagebuch oder Journal bezeichnet. Jeder Geschäftsvorfall erhält eine laufende Nummer und umfasst folgende weitere Informationen:

  • Datum
  • Betrag
  • Verweis auf den Beleg
  • Erläuterungen zum Geschäftsvorfall
  • Sollkonto
  • Habenkonto

Das Grundbuch ist gleichzeitig Grundlage und Buchungsanweisung für die Übertragung der Buchungen in das Hauptbuch.

Hauptbuch

Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten. Hier werden die einzelnen Geschäftsvorfälle nach sachlichen Gesichtspunkten in Konten gebucht. Früher wurden die einzelnen Konten auf Karteikarten geführt, weshalb man heute noch zuweilen von "Kontenblättern" spricht. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Der Jahresabschluss ist eines der wichtigsten Elemente der Bilanzbuchhaltung. Er dient als Grundlage für die Gewerbesteuerberechnung, die Berechnung von Körperschafts- und Einkommensteuer. Darüber hinaus ist der Abschluss wichtiger Informationsgeber für Banken und Anteilseigner.

Hauptbuch mit Sachkonten

Nebenbuch

Neben Grund- und Hauptbuch gibt es meist mehrere Nebenbücher. Nebenbücher dienen dazu, bestimmte Hauptbuchkonten näher zu erläutern. Gängige Nebenbücher sind etwa das Warenbuch, das Kontokorrentbuch oder das Kassenbuch. Im Warenbuch werden Wareneingänge und Warenausgänge verbucht. Das Kontokorrentbuch vermerkt Informationen zu Lieferanten und Kunden und das Kassenbuch verzeichnet sämtliche Bargeldbewegungen.

Konten in der Buchführung

Die Finanzen eines Unternehmens werden auf verschiedenen Konten erfasst. Ein Konto besteht immer aus einer Soll- und einer Habenseite. Man kann sich ein Konto also als eine zweispaltige Tabelle vorstellen. Man darf sich dabei nicht von den Begriffen "Soll" und "Haben" verwirren lassen. "Soll" bezeichnet nämlich die Forderungen, die der Kunde bezahlen muss, "Haben" dagegen umfasst die Verbindlichkeiten des  Unternehmens. In der linken Soll-Spalte wird also gebucht, was der Kunde zahlen soll, in der rechten Haben-Spalte findet man die Beträge, die man als Unternehmer zu zahlen hat.

Kontenarten

Der Buchhalter unterscheidet zunächst zwischen zwei Kontenarten:

  1. Bestandskonten
  2. Erfolgskonten

Kontenarten richtig zuordnen

1. Bestandskonten:

Bestandskonten aufgelistet

Bestandskonten zeichnen Güter- und Geldbestände auf und werden nochmals unterteilt in aktive und passive Bestandskonten. Aktive Bestandskonten umfassen das Vermögen, passive Bestandskonten dagegen Verbindlichkeiten. Passiva zeichnen auf, wo das Eigen- und Fremdkapital letztendlich herkommt:

Bestandskonten zeichnen Güter- und Geldbestände auf und werden nochmals unterteilt in aktive und passive Bestandskonten. Aktive Bestandskonten umfassen das Vermögen, passive Bestandskonten dagegen Verbindlichkeiten. Passiva zeichnen auf, wo das Eigen- und Fremdkapital letztendlich herkommt:

Aktives Bestandskonto / Aktiva
Passives Bestandskonto / Passiva
Anlagevermögen
  • immaterielle Vermögensgegenstände (zum Beispiel Lizenzen)
  • Sachanlagen (zum Beispiel Grundstücke, Maschinen)
  • Finanzanlagen (zum Beispiel Wertpapiere, Anteile an verbundenen Unternehmen)
Umlaufvermögen
  • Vorräte
  • Forderungen, sonstige Vermögensgegenstände
  • Wertpapiere
  • Kassenbestand, Schecks, Guthaben bei Kreditinstituten

aktive Rechnungsabgrenzung

aktive latente Steuern

nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag

Eigenkapital

Rückstellungen 

  • Pensionen
  • Steuerrücklagen

Verbindlichkeiten 

  • Anleihen
  • Kredite
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

passiver Rechnungsabgrenzungsposten

passive latente Steuern

Zu- und Abgänge auf aktiven und passiven Bestandskonten werden folgendermaßen verbucht:

Aktives Bestandskonto / Aktiva
SOLL
Zugang
HABEN
Abgang
Passives Bestandskonto / Passiva
SOLL
Abgang
HABEN
Zugang

2. Erfolgskonten:

Erfolgskonten mit Gewinn und Verlust

Erfolgskonten beschreiben erfolgswirksame Vorgänge. Erfolg bezeichnet hier nicht nur Gewinn, wie man vielleicht annehmen könnte. Auch Verluste werden in den Erfolgskonten verbucht. Bei den Erfolgskonten unterscheidet man Aufwandskonten und Ertragskonten.

Aufwandskonten halten Eigenkapital-Minderungen wie Personalkosten, Materialabgänge oder auch Abschreibungen fest. Achtung: Wird die Rechnung eines Lieferanten bezahlt, so ist dies kein Aufwand, sondern eine Verbindlichkeit, die auf der Haben-Seite des aktiven Bestandskontos verbucht wird.

Ertragskonten umfassen alle Wertzuflüsse, die das Eigenkapital erhöhen, also in der Regel vor allem Umsatzerlöse. Auch hier gilt zu beachten: Eine beglichene Rechnung durch den Kunden ist kein Ertrag, sondern eine erhaltene Forderung, die auf der Sollseite des aktiven Bestandskontos gebucht wird. Ein Aufwand wird immer im Soll gebucht, ein Ertrag dagegen immer im Haben:

Aufwandskonten
SOLL
Aufwand
HABEN
ggf. Korrekturbuchung
Erfolgskonten
SOLL
ggf. Korrekturbuchung
HABEN
Ertrag

Wenn eine Buchung falsch vorgenommen wurde, führt man eine Korrekturbuchung durch. Dabei wird der gleiche Buchungssatz noch einmal geschrieben, nur auf der gegenüberliegenden Kontoseite. Falsche Buchungssätze dürfen nicht einfach gelöscht werden, sondern müssen immer mit einer Korrekturbuchung rückgängig gemacht werden. Das ist ein Grundprinzip der ordnungsgemäßen Buchführung.

Kontenrahmen und Kontenplan

Der Kontenrahmen listet alle für die Buchführung relevanten Konten für einen Wirtschaftszweig auf. So gibt es zum Beispiel einen Standardkontenrahmen für die Land- und Forstwirtschaft, einen Einzelhandelskontenrahmen, einen Standardkontenrahmen für Zahnärzte und so weiter. Die Kontenrahmen dienen für den Unternehmer als Richtlinie für die Erstellung eines konkreten, individuellen Kontenplans.

Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Konten, die ein Unternehmen bei der doppelten Buchführung verwendet. Er orientiert sich meist an einem Standardkontenrahmen, ist aber individuell auf die Besonderheiten des betreffenden Unternehmens zugeschnitten.

Aufgaben der Buchhaltung

Die Hauptaufgabe der Buchhaltung besteht nach § 239 Abs. 2 HGB darin, "alle Geschäftsvorfälle laufend, lückenlos und sachlich geordnet zu erfassen und zu buchen." Die Buchungen bilden die Grundlage für die Bilanzierung und den Jahresabschluss. Der Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines Geschäftsjahres und stellt die finanzielle Lage eines Unternehmens fest. Er besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Die Bilanzkennzahlen ergeben sich aus den aktiven und passiven Bestandskonten, die Gewinn- und Verlustrechnung aus den Aufwands- und Ertragskonten.

Auf dem Weg zum Jahresabschluss befasst sich der Buchhalter mit vielen weiteren Aufgaben, die nachfolgend kurz aufgelistet werden sollen.

1. Belegorganisation

Generell gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Die Buchungen müssen stets transparent und nachvollziehbar sein und dazu gehört ein passender Beleg. Die Buchhaltung kümmert sich um das Prüfen, Sortieren und Kontieren der einzelnen Belege.

2. Umsatzsteuer und Vorsteuer

Wer nicht umsatzsteuerbefreit ist, wie zum Beispiel Kleinunternehmer, Ärzte oder Vermieter, muss von seinen Einnahmen eine Umsatzsteuer von 19 Prozent abführen. Ausnahmen gibt es hier etwa für Taxifahrer, die einen ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent zahlen.  Neben der Umsatzsteuer gibt es die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer auf Eingangsleistungen zahlt. Kauft man sich zum Beispiel als Unternehmer einen neuen Laptop, so sind im Kaufpreis 19 Prozent Umsatzsteuer enthalten. Diese, in der Buchhaltung sogenannte Vorsteuer muss der Unternehmer zunächst bezahlen, kann sie sich aber anschließend vom Finanzamt zurückholen.  Die Buchhaltung kümmert sich um die ordnungsgemäße Buchung von Vorsteuer und Umsatzsteuer. Alternativ kann man dies auch mithilfe einer Buchhaltungssoftware einfach und komfortabel selbst erledigen.

3. Weitere Steuern: Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer

Die Gewerbesteuer wird auf den Ertrag eines Gewerbebetriebes erhoben und beträgt mindestens sieben Prozent. Natürliche Personen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 Euro, auf den keine Gewerbesteuer gezahlt werden muss. Auch die Körperschaftssteuer besteuert den Ertrag. Sie muss von bestimmten juristischen Personen gezahlt werden, zum Beispiel von Kapitalgesellschaften oder Vereinen.

4. Einkommensteuer

Die Einkommensteuer wird auf das Einkommen natürlicher Personen erhoben. Bemessungsgrundlage ist dabei das zu versteuernde Einkommen. Die Einkommensteuererklärung wird in der Regel zum 31. Mai eines Jahres eingereicht. Nicht jeder ist dazu verpflichtet, oftmals kann man aber Geld zurückerstattet bekommen, wenn man höhere Steuern vorausbezahlt hat.

5. Anlagenverwaltung

Das Anlagevermögen eines Unternehmens wird auf dem aktiven Bestandskonto gebucht. Verschiedene materielle Vermögensgegenstände können abgeschrieben werden. Bei einer Abschreibung wird der Wert eines Gegenstandes, zum Beispiel einer Maschine nach und nach vermindert. Über welchen Zeitraum ein Vermögensgegenstand abgeschrieben wird, ist in der sogenannten AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzungen) festgehalten. Das Anlagevermögen kann durch den Buchhalter und mithilfe einer praktischen Buchhaltungssoftware verwaltet werden.

6. Inventur

Für eine ordnungsgemäße Buchführung muss man genau wissen, welche Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten in einem Unternehmen vorhanden sind. Ein ausführliches und genaues Bestandsverzeichnis wird auch als Inventar bezeichnet. Zu Beginn der gewerblichen Tätigkeit sowie am Ende jedes Geschäftsjahres wird eine Inventur durchgeführt, um das Inventar zu ermitteln.

7. Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Die Kosten- und Leistungsrechnung wird in erster Linie intern verwendet. Sie dient zu kurzfristigen Planung von Kosten und Erlösen. Außerdem dient die Kosten- und Leistungsrechnung als Kontrollinstrument für Plan-, Ist- und Solldaten.

8. Selbstkosten

Selbstkosten sind Kosten, die in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Vertriebs entstanden sind. Dazu zählen beispielsweise Kosten für Marktforschung, Marketing, Schulungen, Messeauftritte und vieles mehr. Die Buchhaltung bucht alle Selbstkosten auf dafür vorgesehene Konten.

Leistungen und Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Eine Buchhaltungssoftware erleichtert nicht nur die Buchung der einzelnen Geschäftsvorfälle, sondern vereinfacht auch viele weitere Aufgaben eines Unternehmers, zum Beispiel:

Leistungen einer Buchhaltungssoftware
Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Rechnungserstellung

z.B. individuelles Rechnungslayout, Möglichkeit zur Rechnungsversendung per E-Mail

z.B. Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Anlagenbuchhaltung, Buchhaltungsvorlagen für häufige Buchungen, Rechnungsabgrenzung, Kostenstellen, Automatisches Buchen von importierten Kontoumsätzen

Stammdatenverwaltung

z.B. Verwaltung der Wirtschaftsjahre, Verwaltung von Kontenrahmen, Verwaltung von Belegnummernkreisen

Belegverwaltung

z. B. Import von Belegen, Belegablage

Mahnwesen

z.B. automatische Versendung von Mahnungen

Datenschutz

z.B. Verschlüsselung, Datensicherung, Datenwiederherstellung

Buchhaltungssoftware Vergleich

Der Buchhaltungssoftware-Markt ist sehr umfangreich. Es gibt viele verschiedene Programme, die unterschiedliche Leistungen und Funktionen erfüllen. Gerade diejenigen, die sich das erste Mal mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen, sollten sich eine gute Software zulegen.

Buchhaltungsprogramme sind nicht nur eine große Unterstützung im Alltag, sie helfen auch dabei schwerwiegende Buchhaltungsfehler zu vermeiden, die unter Umständen große Strafzahlungen nach sich ziehen würden.

Wer sich eine Buchhaltungssoftware zulegen möchte, sollte zunächst genau vergleichen, was im Leistungsumfang der einzelnen Programme enthalten ist. Sechs bewährte Buchhaltungssoftware-Produkte mit umfangreichem Leistungsportfolio und intuitiver Bedienoberfläche sind:

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