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Vorsteuer einfach erklärt

Abgesehen von ein paar Ausnahmen, ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf die eigenen Produkte und Dienstleistungen zu erheben. Diese Umsatzsteuer darf der Unternehmer aber nicht behalten, sondern muss sie an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig ist die Firma aber auch dazu berechtigt, gezahlte Umsatzsteuerbeträge zurückzuholen. Das funktioniert mithilfe der Vorsteuer. Wir erklären Ihnen nachfolgend, was es mit der Vorsteuer auf sich hat, wie Vor- und Umsatzsteuer verrechnet werden und wo Sie die Umsatzsteuer geltend machen können. 

Was ist Vorsteuer?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die einem Unternehmen in Form von Eingangsrechnungen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wird. Bezieht also beispielsweise eine Möbelschreinerei Holz aus einem Sägewerk, so ist auf der Rechnung des Sägewerks 19 Prozent Umsatzsteuer vermerkt. Der Schreiner darf diese Umsatzsteuer als Vorsteuer betrachten und vom Finanzamt zurückfordern. Man spricht hier auch vom Vorsteuerabzug. Gleichermaßen muss der Unternehmer die Umsatzsteuer, die er auf seinen Ausgangsrechnungen ausgewiesen hat, an das Finanzamt abgeben. Verkauft der Schreiner also den fertigen Tisch, tritt er 19 Prozent Umsatzsteuer des Endbetrags an das Finanzamt ab.

Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?

Ob eine Umsatzsteuer als Vorsteuer oder als Umsatzsteuer betrachtet wird, ist von der Sichtweise abhängig. Aus Sicht des Unternehmers ist die Vorsteuer die Steuer, die auf Eingangsrechnungen erhoben wurde. Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die das Unternehmen für Dienstleistungen oder Produkte anderer Unternehmen begleichen muss.

  • Vorsteuer: Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen
  • Umsatzsteuer: Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen

Die Vorsteuer ist gleichzeitig auch Umsatzsteuer, nämlich aus Sicht des Verkäufers. Der Steuersatz ist für das gleiche Produkt damit auch immer gleich, egal ob es sich um Vorsteuer oder Umsatzsteuer handelt. In Deutschland gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent.
Einige Produkte und Dienstleistungen werden aber auch mit dem verminderten Steuersatz von sieben Prozent besteuert, zum Beispiel Lebensmittel oder Bücher.

Was ist der Vorsteuerabzug?

Jedes Unternehmen muss in regelmäßigen Abständen eine Umsatzsteuervoranmeldung machen, zum Beispiel einmal im Monat oder einmal im Quartal. Dabei werden dem Finanzamt die Umsatzsteuer-Beträge und Vorsteuer-Beträge übermittelt. Die Vorsteuer kann von der Umsatzsteuerlast des Unternehmens abgezogen werden. Eine einfache Rechnung verdeutlicht den Sachverhalt:

  • Umsatz des Unternehmens im 1. Quartal: 50.000 Euro
  • zu zahlende Umsatzsteuer: 9.500 Euro
  • Vorsteuer aus Eingangsrechnungen: 7.000 Euro
  • Umsatzsteuerzahllast = Umsatzsteuer - Vorsteuer = 2.500 Euro

Das Unternehmen muss an das Finanzamt nun noch 2.500 Euro Umsatzsteuer abführen.

In der Gründungsphase ist der Vorsteuerabzug häufig höher als die vereinnahmte Umsatzsteuer. Es besteht ein Vorsteuerüberhang. Dieser Betrag wird dem Unternehmen vom Finanzamt erstattet.

Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug

Damit die Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden darf, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Das Produkt oder die Dienstleistung wurde für den Betrieb erworben.
  • Das Produkt oder die Dienstleistung enthält Umsatzsteuer.
  • Das Produkt oder die Dienstleistung ist keine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe (Geschenke, Gästehäuser etc.).
  • Es besteht keine Kleinunternehmerregelung.
  • Das Unternehmen erzielt umsatzsteuerpflichtige Erträge.
  • Die Rechnung ist ordnungsgemäß ausgestellt.

Darüber hinaus gibt es für verschiedene Berufsgruppen einen pauschalen Vorsteuerabzug. Hier wird ein für die Berufsgruppe geltender Prozentsatz des Unternehmensumsatzes als Vorsteuer erstattet. Es kann durchaus vorkommen, dass der pauschale Vorsteuerabzug höher ist, als er eigentlich sein dürfte. Das ist aber nicht in jedem Fall ein Vorteil für das Unternehmen, denn so erhöht sich auch der Gewinn und mehr Gewerbesteuer bzw. Körperschaftssteuer muss gezahlt werden.

Vorsteuer mit Mehrwertsteuer verrechnen

Unternehmer können die zu zahlende Mehrwertsteuer mit der Vorsteuer auf eingekaufte Produkte und Dienstleistungen verrechnen. Die Mehrwertsteuer ist die Umsatzsteuer, die auf den Ausgangsrechnungen verzeichnet werden muss und in der Regel 19 Prozent beträgt. In Deutschland gibt es zusätzlich einen verminderten Steuersatz von 7 Prozent, zum Beispiel auf Bücher oder Lebensmittel.

Darüber hinaus müssen Unternehmer Vorsteuer zahlen, wenn sie Produkte und Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Diese darf aber bei der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden. Das Finanzamt ermittelt die Zahllast, indem es Vorsteuerabzug und Mehrwertsteuer gegenrechnet. Je nachdem wie hoch die Einnahmen oder Ausgaben im jeweiligen Meldezeitraum waren, bekommt der Unternehmer eine Rückzahlung oder muss einen Betrag an das Finanzamt abführen.

Beispiel für die Umsatzsteuerverrechnung

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht, wie die Zahllast in der Buchhaltung ermittelt wird:

  • Eine Schreinerei kauft für 11.900 Euro Holz ein und fertigt daraus Tische. In diesem Betrag sind 1.900 Euro Vorsteuer enthalten, die das Unternehmen vom Finanzamt zurückbekommt.
  • Die Schreinerei verkauft die gefertigten Tische für 29.750 Euro weiter. In diesem Betrag sind 4.750 Euro Umsatzsteuer enthalten, die das Unternehmen dem Finanzamt schuldet.
  • Umsatzsteuerverrechnung: 4.750 Euro - 1.900 Euro = 2.850 Euro
Schreinereibeispiel für Umsatzsteuerverrechnung

In diesem Rechenbeispiel muss die Schreinerei eine Zahllast von 2.850 Euro an das Finanzamt überweisen. Es gibt aber natürlich auch Monate bzw. Quartale, in denen besonders viel investiert wird, zum Beispiel in eine neue Maschine oder ein Fahrzeug. In solchen Zeiten kann es auch einmal sein, dass das Unternehmen vom Finanzamt eine Vorsteuerrückerstattung bekommt, weil die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer ist.

Wie und wo Vorsteuer geltend machen?

Fast jedes Unternehmen erhält Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern, auf denen Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Diese Umsatzsteuer darf der Unternehmer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen, sofern er nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegt. Kleinunternehmer sind Unternehmer, die weniger als 17.500 Euro Umsatz pro Jahr machen.

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?

Alle Unternehmer, die nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen, müssen regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. In der Regel erfolgt die Anmeldung monatlich oder quartalsweise, jeweils zum 10. des Folgemonats. Die Umsatzsteuervoranmeldung für das erste Jahresquartal muss also spätestens zum 10. April erfolgen.

Die Vorsteuer wird online über das Elster-Portal geltend gemacht. Dazu muss das UStVA-Formular ausgefüllt werden. In dieses Formular trägt der Unternehmer ein, wie viel Umsatzsteuer er bereits vorausgezahlt hat und wie viel Mehrwertsteuer er im Laufe des Meldezeitraums vereinnahmt hat. Beide Werte werden gegengerechnet.

Hat der Unternehmer mehr Umsatzsteuer eingenommen als Vorsteuer bezahlt, so muss er einen Betrag an das Finanzamt überweisen. Verhält es sich andersherum, so bekommt der Unternehmer eine Rückerstattung.

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