Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 27.08.2024
Definition: Was ist Zeiterfassung?
Die digitale Zeiterfassung beschreibt die Erfassung und Speicherung aller Arbeitszeitdaten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, sowie Pausenzeiten. Mithilfe verschiedener Apps oder Softwarelösungen lässt sich die Arbeitszeit besonders bequem erfassen. Welche Art der Arbeitszeiterfassung für ein bestimmtes Unternehmen geeignet ist, muss individuell entschieden werden.
Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?
Um die Arbeitszeit zu dokumentieren, gibt es verschiedene Zeiterfassungssysteme. Wichtig ist, dass Sie vorab abwägen, welche Art der Zeiterfassung für Sie und Ihre Mitarbeiter die Richtige ist.
Anhand einer Stempel- oder Stechuhr lässt sich die Arbeitszeit ganz einfach elektronisch und automatisch erfassen. Stechuhren bzw. Terminals zur Zeiterfassung können anhand individueller Karten, hinterlegten Fingerabdrücken oder auch in virtueller Form genutzt werden.
Mithilfe verschiedener Vorlagen gelingt die Arbeitszeiterfassung mit Excel problemlos und einfach. Diese Form der Zeiterfassung ist vor allem für sehr kleine Betriebe als moderne Alternative zum Stundenzettel geeignet.
Mit einer Zeiterfassungssoftware lässt sich die Arbeitszeit ganz einfach digital erfassen. Die Installation ist in der Regel sehr einfach und neben der Zeiterfassungsfunktion bieten Zeiterfassungssoftwares häufig weitere, praktische Features, wie die Verwaltung von Fehlzeiten oder Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung an. Mit der entsprechenden Software können Sie Ihre Zeiterfassung auch online umsetzen.
Inzwischen gibt es verschiedene Apps zur Arbeitszeiterfassung. So kann die Arbeitszeit ganz einfach mit dem Smartphone verwaltet werden.
Wann ist die Zeiterfassung Pflicht?
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass die gesamte, geleistete Arbeitszeit, die dem Arbeitszeitgesetz unterliegt. eines jeden erfasst werden muss (Quelle: wbs-law.de). Mit diesem Beschluss wird an das im Mai 2019 beschlossene Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) angeknüpft. Dieses verpflichtet Arbeitgeber der EU-Mitgliedstaaten dazu die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu messen.
Bislang galt die Zeiterfassungspflicht in Deutschland nur für Minijobber und bestimmte Berufsgruppen, wie z.B. Beamte. Von anderen Angestellten musste nur Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentiert werden. Doch die aktuelle Rechtsprechung verlangt die Erfassung der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeiter, und zwar ab sofort.
So müssen jetzt alle Arbeitgeber aktiv werden, die bislang noch kein Zeiterfassungssystem innerhalb ihres Betriebs bereitstellen oder mit dem Vertrauensarbeitszeitmodell arbeiten.
Wie geht es nach dem Urteilsspruch weiter?
Am System der Arbeitszeiterfassung an sich werden Arbeitnehmer sämtlicher Arbeitszeitmodelle nicht vorbeikommen. Wie diese auszusehen hat, bleibt allerdings noch abzuwarten.
Im November wird eine Urteilsbegründung des BAG erwartet und mit dieser auch etwas Klarheit. Diese Urteilsbegründung wird dann vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales geprüft. Daraufhin wird voraussichtlich ein Gesetz ausgearbeitet bzw. angepasst.
Laut Bundesarbeitsminister Hubertus Heil soll es sich um eine „handhabbare Lösung“ mit „praxisnah[er] und flexib[ler] gesetzlicher Regelung” handeln. (Quelle: stern.de)
Werden Verstöße gegen das Arbeitszeiterfassungsgesetz bestraft?
Zum aktuellen Zeitpunkt werden Arbeitgeber noch nicht mit Strafen belegt, sollten sie die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter noch nicht erfassen. Allerdings ist davon auszugehen, dass Verstöße zukünftig stärker verfolgt und sanktioniert werden, z.B. mit einer Geldstrafe. Als Unternehmer sollten Sie sich also schnellstmöglich mit der Thematik auseinandersetzen und sich über die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung informieren.
Lexware Zeiterfassung: Die sprachbasierte Zeiterfassungsapp
Wer innerhalb seines Unternehmens aktuell keine geregelte Methode zur digitalen Zeiterfassung hat oder darüber hinaus seine Arbeitszeit privat für sich erfassen möchte, kann das jetzt mit der Zeiterfassungsapp „Lexware Zeiterfassung“ tun. Diese bietet viele Vorteile, ist schnell, intuitiv und gibt Ihnen auch die Möglichkeit zur Projektzeiterfassung. Sparen Sie sich nicht nur Zeit, sondern auch Mühe und erfassen Sie Ihre Arbeitszeit ab sofort sprachbasiert. Jetzt mehr erfahren!
Welche Fristen gibt es für die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht?
Je nach Anzahl der Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben Sie noch länger Zeit, um die vorgeschriebene Zeiterfassungspflicht umzusetzen. Für größere Unternehmen gelten folgende Fristen: Bis 50 Mitarbeiter: 5 Jahre Bis 250 Mitarbeiter: 2 Jahre Ab 250 Mitarbeiter: 1 Jahr Bei einem Unternehmen mit geringer Mitarbeiterzahl, also 10 oder weniger, genügt die Zeiterfassung weiterhin auch in Papierform.
Arbeitszeiterfassung: Datenschutz
Die Zeiterfassung unterliegt einigen Regeln, damit sie nicht als Überwachung von Angestellten eingesetzt werden kann. Datenschutzregeln müssen in jedem Fall berücksichtigt werden, da personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden. Folgende Dinge sind untersagt:
- Der Aufenthaltsort von Angestellten darf nicht per GPS verfolgt werden.
- Die Art der Erkrankung von Mitarbeitern darf nicht erfasst werden
- Mitarbeiterbezogene Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden
Warum ist Zeiterfassung wichtig?
Für den ein oder anderen scheint die Einführung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ein Schritt in die falsche Richtung zu sein, aus Angst vor zu viel Kontrolle. Allerdings bietet die digitale Zeiterfassung einige Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich:
- Übersicht: Sofern die Arbeitszeit aller Mitarbeiter innerhalb eines Systems erfasst wird, können hier Projektzeiten sowie Urlaubsplanungen und anderweitige Abwesenheiten gepflegt werden. So hat jeder durch die Aufzeichnung stets einen Überblick über die Anwesenheiten der Kollegen, das Projektmanagement und erhält somit eine größere Planungssicherheit.
- Flexibilität: Wenn Arbeitszeiten dokumentiert werden, können Randzeiten auch besser für Arzttermine genutzt werden.
- Transparenz und Fairness: Überstunden werden anhand von Arbeitszeiterfassung transparent. Diese Stunden können dann entsprechend ausgeglichen oder ausgezahlt werden.
Zeiterfassung zusammengefasst
- Die digitale Zeiterfassung beschreibt die Erfassung und Speicherung aller Arbeitszeitdaten.
- Zu den gängigsten Zeiterfassungssystemen gehören: Stechuhr, Excel, Zeiterfassungssoftware, Zeiterfassungsapps.
- Lexware Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, die eigene Arbeitszeit per Sprachbefehl zu erfassen.
- Am 13. September 2022 hat das BAG beschlossen, dass die Dokumentation der Arbeitszeit in Deutschland zur Pflicht wird.
- Eine Gesetzesanpassung ist in den kommenden Monaten zu erwarten.
- Das Erfassen der Arbeitszeit bietet viele Vorteile wie zum Beispiel Flexibilität sowie Transparenz und ermöglicht spätere Auswertungen.