Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 27.08.2024
Definition: Was ist ein Kassenbuch?
Mit einem Kassenbuch erfassen Sie auf Basis des Kassenberichts alle Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens, die in Barzahlungen erfolgen. Das bedeutet: Alle Einzahlungen und Auszahlungen aus der Geschäftskasse werden im Kassenbuch erfasst und der Kassenbestand ermittelt.
Warum muss man ein Kassenbuch führen?
Bargeschäfte werden gerne als Gelegenheit genutzt, um Umsätze zu unterschlagen und somit Steuern zu hinterziehen. Aus diesem Grund verpflichtet der Gesetzgeber Unternehmer zur Führung eines Kassenbuchs. Insbesondere werden Unternehmen mit hohen Umsätzen bzw. Bargeldumsätzen in die Pflicht genommen, da die Bareinnahmen die Grundlage zur Berechnung der Umsatzsteuer darstellen.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Pflicht zur Kassenbuchführung gilt für:
- Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
- Betriebe, die im Handelsregister eingetragen sind (auch freiwillig).
- Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern.
Was bedeutet „kaufmännischer Geschäftsbetrieb“?
Unabhängig von der Rechtsform oder dem Eintrag im Handelsregister kann ein Unternehmer die Rechte und Pflichten eines Kaufmannes (wie zum Beispiel die Buchführungspflicht) erhalten. Ein Unternehmen erfordert einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb, wenn es bestimmte Kriterien erfüllt. Dazu gehören unter anderem Umsatz, Vermögen, Anzahl der Beschäftigten, Standorte, Organisationsaufwand.
Kassenbuchpflicht bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen, wenn Sie lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Ihrem Gewinn und den Entnahmen beim Finanzamt vorlegen müssen, weil Sie beispielsweise Freiberufler sind. Jedoch können Sie dazu verpflichtet werden, Kassenbuchaufzeichnungen vorzulegen, wenn Sie Einnahmen fast ausschließlich durch Bargeschäfte – etwa mit Ladenkassen – erwirtschaften.
Das betrifft vor allem folgende Branchen bzw. Berufe, bei denen viel mit Bargeld bezahlt wird:
- Gastronomie
- Kiosk-Betreiber
- Friseure
- Einzelhändler
Sie können außerdem auch freiwillig Kassenbuch führen. Das kann sich vor allem für Sie lohnen, wenn Sie mit vielen Barumsätzen arbeiten. Denn so erhalten Sie einen optimalen Überblick über Ihre Kassenbestände.
Vorschriften gelten auch bei freiwilliger Kassenführung
Wenn Sie sich freiwillig dazu entscheiden, ein Kassenbuch zu führen, sind Sie ebenso verpflichtet, alle Vorschriften zur ordnungsmäßigen Buchführung einzuhalten und die Anforderungen an ein Kassenbuch zu erfüllen.
Kassenbuch richtig führen: die Anforderungen an ein Kassenbuch
Bei der Kassenbuchführung müssen Unternehmer einige Anforderungen im Sinne der ordnungsmäßigen Buchführung einhalten, damit das Finanzamt die Kassenbuchführung als vorschriftsgemäß betrachtet. Rechtliche Grundlagen stellen die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) dar.
Der oberste Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit lautet:
„Die Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.“ (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO)
Das bedeutet im Einzelnen:
- Einzelaufzeichnungspflicht:
Alle Buchungen sind einzeln im Kassenbuch aufzuführen. - Zeitnahe Erfassung:
Bareinnahmen und -ausgaben müssen täglich erfasst werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). - Nachvollziehbarkeit:
Die Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle müssen auch für Dritte (wie den Steuerberater oder das Finanzamt) nachvollziehbar sein (§ 145 Abs. 1 Satz 2 AO). - Revisionssicherheit & Unveränderbarkeit:
Egal, ob Sie Ihr Kassenbuch analog oder digital führen – es darf nicht nachträglich veränderbar sein (146 Abs. 4 AO). Änderungen müssen grundsätzlich als solche kenntlich gemacht werden (etwa durch Korrekturbuchungen).
Excel-Kassenbücher sind daher ebenso unzulässig wie Leerzeilen in handschriftlichen Varianten. Außerdem dürfen Sie bei handschriftlicher Anfertigung keine Bleistifte oder Schreibgeräte mit löschbarer Tinte benutzen. - Sprache:
Ein Kassenbuch darf nur in deutscher Sprache geführt sein. Falls Sie eine andere Sprache verwenden, kann das Finanzamt eine Übersetzung von Ihnen verlangen (§ 146 Abs. 3 AO). - Keine Buchung ohne Belegerfassung:
Zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg in Form einer Rechnung, Quittung oder Kassenzettel vorliegen (§ 238 Abs. 2 HGB). - Aufbewahrungspflicht:
Sie müssen nicht nur die Kassenbücher, sondern auch alle Belege 10 Jahre aufbewahren. Geregelt ist das in § 257 Abs. 1 und 4 HGB.
Die Form des Kassenbuchs
Ein Kassenbuch kann entweder in elektronischer Form oder in Papierform vorliegen. In jedem Fall sind Sie aber an die gesetzlichen Vorschriften gebunden, die im HGB, in der AO sowie in den GoB bzw. GoBD festgeschrieben sind.
Nicht jede Form wird akzeptiert
Nicht jede Kassenbuch-Form wird vom Finanzamt anerkannt, da die Anforderungen der GoB bzw. GoBD nicht in vollem Umfang erfüllt werden können.
In welcher Form führen Sie Kassenbuch? Wird diese Variante vom Finanzamt anerkannt? Erfahren Sie hier mehr zu Ihrer Methode:
Handschriftliches Kassenbuch
Vordrucke oder Formularbücher sind die konventionelle Form der Kassenbücher. Es gibt unterschiedliche Bürobedarf-Hersteller, die die tabellarischen Kassenbuch-Formulare zum Ausfüllen anbieten. Handschriftliche Kassenbücher werden grundsätzlich vom Finanzamt akzeptiert, wenn Sie diese richtig führen:
- Fehlerhafte Einträge dürfen nicht gelöscht oder geschwärzt werden. Markieren Sie diese stattdessen. Für die Korrektur verfassen Sie einen neuen Eintrag.
- Schreiben Sie mit einem dokumentenechten Stift, der nicht radierbar und nicht ohne Rückstände zu entfernen ist. Nutzen Sie also Kugelschreiber statt Bleistift.
- Lassen Sie keine Leerzeilen, da somit Buchungen nachträglich ergänzt werden könnten.
Excel-Kassenbuch
Die einfache digitale Variante zum Papier-Kassenbuch lässt sich in einer Excel-Tabelle einfach selbst erstellen. Jedoch ist das Führen eines Kassenbuchs in Excel nicht zulässig. Schließlich können Sie damit nicht gewährleisten, dass Sie keine nachträglichen Änderungen vornehmen, die das Finanzamt nachvollziehen kann. Allerdings können Sie Kassenbuch-Vorlagen mit Excel selbst erstellen, ausdrucken und handschriftlich ausfüllen.
Kassenbuch-Software
Eine Kassenbuch-Software erleichtert die Kassenbuchführung enorm. Sie sollten den Anbieter Ihres Kassensystems jedoch mit Bedacht auswählen. Denn nicht jedes erfüllt die Anforderungen an ein ordnungsmäßiges Kassenbuch und wird daher auch nicht vom Finanzamt anerkannt.
Hilfreiche Tipps zur handschriftlichen Kassenbuchführung
Es ist vollkommen legitim, wenn Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich führen, auch wenn dazu keine Pflicht besteht. Hier empfiehlt es sich, eine Kassenbuch-Vorlage aus Excel als Muster auszudrucken und zu nutzen. Diese können Sie per Hand ausfüllen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass dann jede Buchung vollständig handschriftlich erfolgen muss. Sie dürfen nicht einzelne Geschäftsvorgänge abdrucken und andere schriftlich einfügen.
Sie können auch im Handel Formulare für Ihr Kassenbuch kaufen. Diese sind zwar günstiger als elektronische Kassenbuchprogramme, jedoch ist der manuelle Aufwand auch größer.
Welche Informationen enthält ein ordnungsgemäßes Kassenbuch?
Wenn Sie ein Kassenbuch führen, müssen Sie bestimmte Standards einhalten. Dazu zählt zum einen die äußere Form: Ein Kassenbuch ist in Kontenform zu führen. Sie stellen darin Bargeldeinnahmen und Bargeldauszahlungen direkt gegenüber. Zum anderen müssen Sie stets einen Anfangsbestand angeben. Nach der Periode (Monat) ermitteln Sie die Salden der Einnahmen und Ausgaben. Aus Anfangsbestand und den berechneten Salden ergibt sich ein neuer Kassenbestand für den Folgetag.
Außerdem gibt es Pflichtangaben zu den Kassenbuch-Einträgen. Zu jeder Bargeldbewegung müssen bestimmte Informationen im Kassenbuch dokumentiert werden.
So füllen Sie das Kassenbuch richtig aus:
- Kennzeichnung als Einnahme oder Ausgabe
- Datum des Geschäftsvorfalls
- Beleg oder Eigenbeleg
- Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung des Belegs
- Buchungstext mit ergänzenden Erläuterungen
- Umsatzsteuersatz (in der Regel 19 % oder 7 %)
- Enthaltene Umsatzsteuer
- Währung, in der das Bargeschäft abläuft
Wichtig für bilanzierungspflichtige Unternehmen
Wenn Ihr Unternehmen bilanzierungspflichtig ist, fließt der Endbestand des Kassenbuchs in Ihren Jahresabschluss als Umlaufvermögen mit ein. Denn das Konto Kasse befindet sich auf der Aktivseite der Bilanz.
Häufige Fehler beim Führen eines Kassenbuchs
An sich ist es nicht schwer, ein Kassenbuch zu führen. Da Sie hierbei aber einigen rechtlichen Anforderungen unterliegen, gibt es auch einige Stolperfallen. Damit Sie nicht hineintappen und Ihr Kassenbuch im Sinne des Finanzamtes richtig führen, haben wir die häufigsten Fehler zusammengefasst:
- Chronologie und Ordnung
Ein Kassenbuch muss chronologisch geführt werden. Das heißt, Sie müssen die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge buchen. - Unvollständigkeit
Sie müssen wirklich jede Kassenbewegung erfassen. Auch kleine Beträge und augenscheinliche Nichtigkeiten. Egal, ob Sie Wechselgeld aus Ihrem Portemonnaie in die Kasse geben oder Privatentnahmen vornehmen, um Mittagessen zu kaufen: Beides ist buchungs- und belegpflichtig! - Fehlende Belege
Bei der ordnungsmäßigen Buchführung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Zu jeder Buchung muss also ein Beleg in Form einer Rechnung, eines Kassenzettels oder ähnlichem vorhanden sein. - Zeitliche Verzögerungen
Bei der Kassenbuchführung ist der Grundsatz der zeitnahen Erfassung (§ 146 AO) streng einzuhalten. Bareinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. - Nachträgliche Änderungen
Sie dürfen auf keinen Fall fehlerhafte Einträge ändern, ohne dies kenntlich zu machen! Was einmal im Kassenbuch steht, muss dort jederzeit lesbar sein. Falls Sie sich also verschrieben oder verbucht haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Sie machen den fehlerhaften Eintrag kenntlich (z. B. durch Einfärben).
- Sie nehmen eine Korrekturbuchung vor. Das heißt, Sie stornieren die falsche
Buchung und machen eine neue Buchung, sodass das Kassenbuch wieder stimmt.
- Verweisen Sie bei der Fehlbuchung auf die Korrekturbuchung durch Angabe der Buchungsnummer. - Leerzeilen
Leerzeilen zwischen einzelnen Einträgen wirken vielleicht übersichtlicher. Da Sie in diesen Zwischenräumen allerdings nachträglich Buchungen vornehmen könnten, ist das ordnungswidrig. - Word und Excel
Weil Sie ein Kassenbuch nicht im Nachhinein ändern dürfen, ist das elektronische Führen mit Word- oder Excel-Dateien nicht gestattet. Mit einem Kassenbuch in Word oder Excel können Sie die Grundsätze der GoBD (Unveränderbarkeit und Nachprüfbarkeit) nicht einhalten. Stattdessen müssen Sie geeignete Buchhaltungssoftware nutzen oder Ihr Kassenbuch handschriftlich führen. - Regelmäßige Prüfung
Sie sollten Ihren errechneten Saldo regelmäßig mit dem tatsächlich vorhandenen Kassenbestand vergleichen. Fallen Ihnen Abweichungen auf, müssen Sie die Fehler finden und beheben.
Was droht bei fehlerhafter Kassenbuchführung?
Welche Folgen Ihnen drohen, wenn das Finanzamt Fehler in Ihrem Kassenbuch findet, hängt nicht zuletzt von der Schwere derselben ab. Als Unternehmer sind Sie zur ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet. Da das Kassenbuch Bestandteil der Buchhaltung ist, müssen Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen. Hat das Finanzamt den Eindruck, dass Ihre Kassenbuchführung unzureichend ist, wird es Ihnen Ihre Unterlagen zunächst zurückschicken und darum bitten, nachzubessern. Bei schweren Verstößen drohen Ihnen möglicherweise:
- Bußgelder
- Gewerberechtliche Sanktionen
- Hinzuschätzungen
- Freiheitsstrafen bei Steuerhinterziehung
Kassenbuch-Software
Die Nutzung einer Kassenbuch-Software hat einige Vorteile für Sie:
- Reduziert Ihren Aufwand: Der Kassenbestand wird automatisch berechnet.
- Spart Zeit: Neue Einträge sind in Sekunden hinzugefügt.
- Fehlerfrei buchen: Eingabehilfen und -kontrollen erleichtern die Kassenbuchführung enorm und reduzieren Fehler.
- Rechtssicher: Dank GoBD-konformer Software sind sie immer auf dem aktuellen Gesetzesstand.
- Schnell & komfortabel: Ihre Daten sind per Schnittstelle in Sekunden an den Steuerberater oder das Finanzamt weitergegeben.
Kassenbuch-Software
Mit Lexware kassenbuch ist die Kassenführung schnell erledigt. Erfassen Sie Bareinnahmen und Barausgaben und behalten Sie den Überblick. Ihre Vorteile:
- Keine Fehler dank Eingabekontrollen
- Wiederkehrende Buchungen speichern und noch schneller buchen
- Kassenbestand nach jeder Buchung im Blick
- Kassenbuch per Knopfdruck an Steuerberater senden
Kassenbuch zusammengefasst
- Ein Kassenbuch stellt Bareinnahmen und Barausgaben in Kontenform gegenüber.
- Ein Kassenbuch muss täglich geführt werden.
- Wer bilanzierungspflichtig ist, muss auch ein Kassenbuch führen.
- Beim Führen eines Kassenbuchs sind die Prinzipien ordnungsmäßiger Buchführung (wie GoB und GoBD) einzuhalten.
- Handschriftliches Führen ist möglich, aber umständlich.
- Vom Finanzamt anerkannte Software erleichtert das Führen eines Kassenbuchs.