Die Methode gibt es bereits seit über 100 Jahren und kommt in sämtlichen Unternehmen immer häufiger zum Einsatz. Im Laufe der Zeit stellten sich beim Pareto Prinzip einige Vor- und Nachteile heraus:
Chancen des Pareto Prinzips
- Prioritäten setzen: Die Pareto Methode hilft dabei, Aufgaben effizienter zu priorisieren. Sie unterstreicht, dass nicht alle Bereiche gleichermaßen auf ein Ziel einzahlen und demnach nicht den vollen Einsatz verlangen. So erzeugen beispielsweise 20 Prozent der Produkte einer Firma 80 Prozent der Verkäufe. Der Fokus sollte daher klar auf diesen Produkten liegen, sodass man diese optimiert oder stärker vermarktet.
- Strukturen aufbauen: Indem sie Aufgaben und Ziele priorisieren, können Unternehmen bessere Strukturen in ihrem Betrieb entwickeln: Abteilungen sind klar organisiert und Mitarbeitende auf ein gemeinsames Ziel fokussiert.
- Kosten sparen: Hat ein Betrieb die Kunden, Produkte oder Projekte identifiziert, die 80 Prozent des Umsatzes einbringen, kann das langfristig Kosten reduzieren. So hat eine Firma die Möglichkeit, Ressourcen besser einzuplanen und Margen zu maximieren.
Gefahren des Pareto Prinzips
- Anwendung ist Bereichsabhängig: Das Pareto Prinzip steht in der Kritik, weil 80 Prozent der Leistung oft nicht genügen. Dort, wo es um menschliches Leben geht – wie zum Beispiel in der Medizin – darf diese Methode nicht zum Einsatz kommen.
- Falsche Priorisierung: Der Pareto Effekt darf nicht dahingehend missverstanden werden, dass man sämtliche Aufgaben auf 20 Prozent der Zeit einschränkt. Es gibt wichtige Aspekte, die keinen Umsatz generieren, aber für Erfolg unabdingbar sind. Das ist beispielsweise bei der Beantwortung von E-Mails der Fall.
- Gefahr Aufwand und Ertrag gleichzustellen: Man kann nicht mit 20 Prozent der Zeit 80 Prozent des üblichen Ertrags erreichen. Aufwand und Ertrag dürfen Anwender nicht einfach summieren – vielmehr geht es um die richtige Priorisierung.
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Effizientes Zeitmanagement kann man mit dem Pareto Prinzip sinnvoll lernen. In unserer schnelllebigen Gesellschaft werden Hektik und lange To-do-Listen zu einem wachsenden Stressfaktor. Wer mit dem Pareto Prinzip arbeitet, verliert sich nicht in den Details. Auf folgende Dinge sollte geachtet werden:
- Relevante Aufgaben vorziehen: Nur wer ein klares Ziel vor Augen hat, kann Dinge effizient strukturieren. Das hilft dabei, volle Aufgabenlisten zu minimieren und nach Relevanz zu ordnen.
- Perfektionismus abstellen: Dem Pareto Prinzip folgend, darf man keine unnötige Energie verlieren. Die wichtigsten Projekte, Aufgaben oder Kunden sollen zwar mit größter Sorgfalt bearbeitet werden aber ohne überflüssigen Perfektionismus.
- Multitasking vermeiden: Zahlreiche Studien haben belegt, dass Multitasking negative Auswirkungen auf das Leistungsvermögen und langfristig auch auf das Gehirn hat. Um Projekte und einzelne Aufgaben ressourcenschonend zu erledigen, sollte man sich nicht mehr als einem Punkt gleichzeitig widmen.
Eine hilfreiche Weiterentwicklung des Pareto Prinzips ist die ABC-Analyse. Anhand dieser Methode kann man Kunden, Produkte oder auch Materialien in drei Kategorien mit absteigender Relevanz (A-B-C) unterteilten. Die ABC-Analyse hilft Unternehmen zu erkennen, welche Sparten den größten Umsatz generieren. Eine solche Analyse zeigt unter anderem in nur wenigen Schritten, welche Produkte besonders umsatzstark sind. Dadurch erhalten Firmen einen passenden Ausgangspunkt für erfolgsfördernde Maßnahmen.
Darüber hinaus gibt es keine verbindliche Regel für den prozentualen Verteilungsschlüssel der Kategorien. Geht es nach Vilfredo Paretos Prinzip hingegen, muss eine Aufschlüsselung von 80-15-5 erfolgen.
Konkret bedeutet dies: Unternehmen erzielen 80 Prozent des Umsatzes mit Kunden, Produkten oder Materialien aus Kategorie A bzw. den wichtigsten 20 Prozent. Die ABC-Analyse ist ein gutes Hilfsmittel, um die wichtigsten 20 Prozent eines jeden Unternehmens zu identifizieren.