Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 27.08.2024
Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Unter einer E-Rechnung versteht man eine digitale Rechnung, die im Gegensatz zur Papierrechnung auf einem strukturierten Datenformat basiert. Im Falle der XRechnung ist das XML. Damit ist die E-Rechnung maschinenlesbar.
Für elektronische Rechnungen gelten bezüglich der Rechnungsinhalte und Aufbewahrungsfristen die gleichen rechtlichen Bestimmungen wie für Papierrechnungen. Nur werden im Gegensatz zur Papierrechnung, Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Sprich: Der Prozess von der Rechnungserstellung bis hin zur Zahlung erfolgt komplett digital. Zukünftig sollen elektronische Rechnungen in der EU und weltweit vermehrt Verwendung finden, um Prozesse im Rechnungswesen für alle Beteiligten zu vereinfachen.
Die gesetzliche Grundlage der E-Rechnung
Sowohl internationale als auch nationale Gesetze und Richtlinien bilden das Fundament der E-Rechnung und der E-Rechnungspflicht. Auf europäischer Ebene legt die EU-Richtlinie 2014/55/EU die Standards für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen fest, die in Deutschland mit der E-Rechnungsverordnung vom 13. Oktober 2017 (E-RechV) umgesetzt werden. Darüber hinaus bestimmt das Umsatzsteuergesetz (UstG) die steuerlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Weiterhin gelten die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) auch für die Archivierung elektronischer Rechnungen. Nur wenn Unternehmen die Umstellung auf E-Rechnung gesetzeskonform gelingt, können sie von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung profitieren.
Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung nur dann eine solche, wenn sie originär auf elektronische Weise erstellt und versandt wurde. Das bedeutet, wenn der Rechnungsempfänger eingegangene Rechnungen scannt und elektrisch weiterverarbeitet, sind das keine E-Rechnungen, sondern nach wie vor Rechnungen in Papierform. Daher zählen auch Rechnungen per Fax nicht als elektronische Belege, es sei denn, sie wurden per Computer-Fax oder Fax-Server zugestellt. Die Aufbewahrungsfristen für elektronische Rechnungen gelten genau wie für Rechnungen auf Papier. Die elektronischen Rechnungen müssen aber selbstverständlich nicht ausgedruckt und abgeheftet werden. Es gibt zahlreiche Anbieter, welche für die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen garantieren.
In diesem kostenlosen eBook erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung und den rechtlichen Hintergründen der E-Rechnungspflicht. Erfahren Sie, was die relevanten Standards XRechnung und ZUGFeRD bedeuten und wie sie angewendet werden.
Das Wachstumschancengesetz vom 17. November 2023
Das Wachstumschancengesetz zielt darauf ab, die Digitalisierung in Deutschland voranzubringen und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Im Rahmen dieses Gesetzes werden verschiedene Maßnahmen ergriffen, um Unternehmen bei der digitalen Transformation zu unterstützen und den Einsatz digitaler Technologien wie des E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) zu erleichtern.
XRechnung und ZUGFeRD: Standards in Deutschland
Um die GoBD-konforme elektronische Rechnungsverarbeitung der E-Rechnungen zu gewährleisten, arbeiten Unternehmen und Regierungen gemeinsam an Lösungen. Als Ergebnisse der E-Rechnungsverordnung haben sich in Deutschland die Standards XRechnung und ZUGFeRD etabliert.
Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Datenmodell, das als einheitlicher Standard den Rechnungsaustausch von Behörden und Regierungen europaweit ermöglichen soll. Die Umsetzungsfrist der Länder endete am 18. April 2020. Seitdem sind die Standards zur elektronischen Rechnungserstellung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU für öffentliche Behörden und Einrichtungen Pflicht. Neben Vorgaben zur Einführung und Umsetzung der elektronischen Rechnung bestimmt das Gesetz, welche Bedingungen papierlose Rechnungen, der elektronische Rechnungsversand per E-Mail sowie der elektronische Rechnungseingang zu erfüllen haben.
Außerdem plant die Bundesregierung, die elektronische Rechnungserstellung auch zwischen privaten Unternehmen so schnell wie möglich verbindlich einzuführen. Aktuell müssen Sie in Deutschland mit einer E-Invoicing-Pflicht für den B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 rechnen.
Was bedeutet ZUGFeRD?
Hinter der Abkürzung ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) verbirgt sich ein Standard für elektronische Rechnungen, der in Deutschland entwickelt wurde und zwei Datenformate kombiniert: XML und PDF/A. Durch die Verbindung strukturierter maschinenlesbarer Daten (XML) und der visuellen Darstellung der Rechnung in einem PDF/A-3-Dokument kann die Rechnung einerseits maschinell gelesen und automatisiert verarbeitet werden. Andererseits können auch Menschen sie lesen.
Wer muss elektronische Rechnungen verpflichtend übertragen?
Derzeit sind nur die Institutionen der öffentlichen Verwaltung von der E-Rechnungspflicht betroffen, so z. B. auch alle Lieferanten des Bundes. Sollte die E-Rechnung zum 1. Januar 2025 auch im B2B-Bereich Pflicht werden, dürften alle Unternehmen in Deutschland ausschließlich elektronische Rechnungen erstellen. Dabei müssten sie sicherstellen, dass ihre Rechnungen den geltenden EU-Standards und Normen für das E-Invoicing entsprechen. Herkömmliche PDF-Rechnungen und Papierrechnungen wären dann nicht mehr erlaubt.
Wie unterscheiden sich E-Rechnung und Papierrechnung?
Obwohl beide Rechnungsarten – elektronisch wie gedruckt – dieselben Pflichtangaben enthalten müssen, um gültig zu sein, unterscheiden sie sich doch deutlich. Welche genau das sind, lesen Sie in unserem Artikel zum Thema Rechnungen schreiben. Generell kann eine Rechnung in folgenden Formaten vorliegen:
- In Form von unstrukturierten Rechnungsdaten (z. B. eine PDF-/Word-Datei oder ein einfacher E-Mail-Text)
- In Form von strukturierten Rechnungsdaten (z. B. X-Rechnung)
- In Form von sogenannten hybriden Daten (z. B. ZUGFeRD-Rechnung)
Nur Punkt 2 und 3 sind E-Rechnungen im geforderten Sinne. Unstrukturierte Daten, wie z. B. eine gewöhnliche per Mail verschickte PDF-Rechnung, erfüllen die Voraussetzungen für eine elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie nicht. Derzeit ist im B2B-Bereich die Übermittlung einer PDF-Rechnung noch zulässig. Wird die Verpflichtung zur Rechnung auch auf diesen Bereich ausgeweitet, werden PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichen. In der öffentlichen Verwaltung werden bereits seit dem 18.04.2020 nur noch E-Rechnungen akzeptiert (nach einer Übergangsphase vom 27.11.2018 an).
Was sind hybride Daten?
Elektronische Rechnungen, die als hybride Daten vorliegen, können sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen und verarbeitet werden. Am Beispiel von ZUGFeRD lässt sich das leicht verstehen:
E-Rechnungen werden per E-Mail im bekannten PDF/A-4-Format versendet. Sie können wie gewöhnliche PDF-Dateien geöffnet und gelesen werden. Diesen Dateien sind maschinenlesbare XML-Dateien angefügt, welche eine automatische Verarbeitung der elektronischen PDF-Rechnungen in der Buchhaltung ermöglichen.
Im Rechnungsformat ZUGFeRD erstellte, übermittelte und verarbeitete elektronische Rechnungen erfüllen die Richtlinien der GoBD innerhalb Deutschlands und der Europäischen Union. So kann eine digitale Rechnung wie die ZUGFeRD-Rechnung z. B. auch GoBD-konform archiviert werden.
Die E-Rechnung in der Praxis
Damit Ihre elektronische Rechnung auch vom Finanzamt absolut gleichwertig zu einer Papierrechnung behandelt werden kann, müssen Sie neben den grundsätzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung noch weitere Richtlinien einhalten:
- Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen.
- Die elektronische Rechnung muss für einen Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein (beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren).
- Die Unversehrtheit der elektronischen Rechnung muss garantiert sein.
Allerdings sind diese Vorgaben in der Praxis der elektronischen Rechnungsstellung recht einfach zu erfüllen. Indem der Gesetzgeber sowohl den Sender als auch den Empfänger der Rechnung zur Kontrolle anhält, fallen technische Mängel schnell auf. Sind all diese Kriterien erfüllt, eignet sich die elektronische Rechnung beispielsweise auch zum Vorsteuerabzug. Im Folgenden ein Beispiel, um die Praxis zu verstehen.
Beispiel: Rechnungsstellung mit ZUGFeRD
Ein Schreiner hat einen Tisch für einen Kunden gebaut. Für die Tätigkeit will er seinem Auftraggeber 1.000 € in Rechnung stellen. Um Papier zu sparen und eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten, schickt der Schreiner eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Vorher sollte er sich allerdings vergewissern, ob sein Kunde schon E-Rechnungen empfangen kann. Die ZUGFeRD-Rechnung kann wie die Papierrechnungen, die er früher per Post versendet hat, vom Menschen gelesen werden. Sie enthält alle notwendigen Informationen. Sofern dem Schreiner keine Fehler unterlaufen sind, hat er alle Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt:
- Die Rechnung wurde elektronisch in einem geeigneten Datenformat erstellt, versendet und empfangen.
- Sie ist für Menschen lesbar.
- Das interne Kontrollverfahren ist durch Kunden-, Rechnungs- und Auftragsnummer durchführbar.
- Die Unversehrtheit ist ebenso leicht zu überprüfen.
Die einzige offene Frage: Hat der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zugestimmt? Hier hilft die gültige Rechtsprechung: Durch unterlassenen Widerspruch gilt die Zustimmung rückwirkend als erteilt. Also ist für den Handwerker alles gut: Er hat Papier und Porto gespart.
Wie muss eine E-Rechnung aufgebaut sein?
Um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, müssen Sie die E-Rechnung in einem strukturierten Datenformat (XML, UBL oder EDIFACT) erstellen, das die automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht. Eine E-Rechnung enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung:
- Name und Adresse (E-Mail-Adresse) des Rechnungsstellers
- Name und Adresse (E-Mail-Adresse) des Kunden
- Rechnungsdatum & Rechnungsnummer
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
- Beschreibung der Ware bzw. Dienstleistung
- Rechnungsbetrag
- Zahlungsbedingungen bzw. Fälligkeitsdatum
- Bankverbindung
Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung?
Gegenüber traditionellen Rechnungen auf Papier haben E-Rechnungen einige grundlegende Vorteile – dazu gehören folgende, um nur ein paar Beispiele zu nennen:
- Kostenersparnis: Es entstehen weder Papier- noch Portokosten.
- Platzersparnis: Auch digitale Rechnungen müssen archiviert werden. Allerdings nehmen sie – anders als Papierrechnungen – keinen Platz weg und können schnell wiedergefunden werden.
- Zeitersparnis: Eine E-Rechnung können Sie mit wenigen Klicks automatisch erstellen. Hilfreich sind hier spezielle Softwarelösungen und Online-Plattformen. Kein Ausdrucken, kein Postweg. Für die Übermittlung von E-Rechnungen nutzen Anwender häufig auch das europaweite Netzwerk Peppol oder, für den globalen Austausch, EDI.
Diese Liste lässt sich noch lange fortführen. Durch die elektronische Archivierung kann dem Steuerberater und dem Finanzamt jederzeit Zugriff auf wichtige Daten gewährt werden. Die Zeit, die in der Debitorenbuchhaltung gespart wird, lässt sich an anderen Stellen in das Unternehmen einbringen, was zu mehr Effizienz und gesteigertem Wachstum führt. Insbesondere kleine Betriebe profitieren, da sie sich stärker um ihr Kerngeschäft und weniger um ihre Buchführung kümmern müssen. Das lästige Sortieren, Vorkontieren, Abheften und so weiter entfällt.
Rechnungssoftware-Tipp
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- Einfache Kundenverwaltung mit 360-Grad-Ansicht
- Lieferanten und Artikel übersichtlich verwalten
- Wichtige Daten auch mobil aufrufen, erfassen und bearbeiten
Die E-Rechnung im Überblick
- Die E-Rechnung gestaltet die Abläufe im Unternehmen effizienter und nachhaltiger.
- Der elektronische Rechnungsversand lässt sich mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware, die ein einfaches Erstellen von E-Rechnungen im XML- bzw. PDF-A-Format ermöglicht (XRechnung bzw. ZUGFeRD), gut bewerkstelligen. E-Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen.
- Die gesetzlichen Grundlagen für den Umgang mit elektronischen Rechnungen finden Sie im Umsatzsteuergesetz (UStG), in der GoBD und in der E-Rechnungsverordnung.
- Die Standards und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen legt die europäische Richtlinie 2014/55/EU fest.