Betriebs­kosten

Im Mietrecht fallen unter die Aufwendungen der Betriebskosten die gesetzlich geregelten Kosten, die durch die Immobilie verursacht werden. In der Betriebswirtschaftslehre steht allerdings das Unternehmen im Mittelpunkt. Beide Bereiche müssen voneinander getrennt betrachtet werden.

Jedes Unternehmen, egal ob gewerblicher oder freiberuflicher Natur, setzt sich aus einem administrativen und einem operativen Teil zusammen. Der administrative Betriebsteil ist für die Steuerung und Verwaltung aller Prozesse verantwortlich. Im operativen Teil erfolgt die eigentliche Wertschöpfung, etwa durch die Herstellung von Gütern oder die Erbringung von Dienstleistungen.

In allen Bereichen des Unternehmens fallen Betriebskosten an. Von besonderer Bedeutung sind hier die Aufwendungen für das Personal, da der Geschäftsbetrieb nur durch qualifizierte Mitarbeiter sichergestellt werden kann. Hinzu kommen die Kosten für angemietete Räumlichkeiten oder für den Einkauf von Leistungen und Wirtschaftsgütern (etwa Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen) sowie sonstige Betriebskosten, die für den laufenden Betrieb notwendig sind.

Nicht zu den Betriebskosten zählen kalkulatorische Aufwendungen wie

• Abschreibungen
• Buchverluste, da sie keine tatsächlichen Kosten in Form eines Vermögensabflusses darstellen.
• Auch der Unternehmerlohn, den sich Betriebsinhaber als Entnahme auszahlen

Die Begriffe „Betriebskosten“ und „Nebenkosten“ werden oft synonym verwendet. Wenngleich es auch tatsächlich nur kleine Unterschiede gibt, sind sie in der Praxis durchaus von Bedeutung:

• Betriebskosten sind die Kosten, die durch die aktive Ausübung des Geschäftsbetriebs entstehen.
• Nebenkosten sind Kosten, die im Zusammenhang mit den Betriebskosten „nebenbei“ entstehen. Erwirbt eine Firma Rohstoffe, sind die Versandkosten Nebenkosten. Der Anschaffungspreis der Materialien gehört zu den Betriebskosten.

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Bei allen Betriebskosten im Unternehmen gilt es, klar zwischen fixen und variablen Aufwendungen zu unterscheiden.

Fixe Kosten (Fixkosten) sind solche, die unabhängig vom Gewinn des Unternehmens anfallen. Dazu gehören etwa die Personalausgaben oder die Miete, sofern mit Mitarbeiter nein Fixgehalt vereinbart wurde. Fixkosten sind für Unternehmer vor allem dann riskant, wenn sie im Vergleich zum Umsatz einen zu großen Anteil ausmachen oder sogar zu einem Verlust führen.

Variable Kosten entstehen abhängig von der Produktivität einer Firma. Wird mehr hergestellt, fallen höhere Material- und Rohstoffkosten an. In weniger auftragsstarken Monaten gehen diese Aufwendungen zurück. Variable Kosten sind also immer an den Umsatz und die Auslastung der Kapazitäten gekoppelt.

Viele Unternehmer stellen sich die Frage, wie sie ihre Betriebskosten absetzen können. Der Gesetzgeber verwendet im Einkommensteuergesetz (EStG) allerdings nur den Begriff der „Betriebsausgaben“, wobei sich diese nicht immer mit den handels- und wirtschaftsrechtlichen Betriebskosten decken.

Zitat aus §4 Abs.4 EStG: „Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“.

Durch diese sehr allgemeine Definition sind nahezu alle laufenden Betriebskosten im Unternehmen auch steuerlich als Betriebsausgabe absetzbar. Eine Ausnahme bilden aber die sogenannten „nicht abziehbaren Betriebsausgaben“, die in §4 Abs.5 EStG abschließend genannt sind. Ein Auszug aus der Vorschrift:

• Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern können nur zu 70 Prozent abgezogen werden. Betriebswirtschaftlich gehören sie zu 100 Prozent zu den Betriebskosten.
• Aufwendungen für Geschenke an andere Unternehmer sind nicht abziehbar, wenn sie einen Wert von 60 Euro (ohne Umsatzsteuer) übersteigen.
• Miete und Nebenkosten für ein häusliches Arbeitszimmer können nur unter bestimmten Voraussetzungen geltend gemacht werden.
• Kosten, die – verglichen mit anderen Unternehmen derselben Umsatzklasse und Größe – als unangemessen angesehen werden können, dürfen steuerlich nicht geltend gemacht werden.

In jedem Unternehmen fallen Betriebskosten an. Dabei können sie auf verschiedenste Arten entstehen, wobei die meisten Betriebskosten einer der folgenden Kategorien zugeordnet werden:

• Energiekosten: Aufwendungen für Strom, Gas, Heizöl und Co.
• Instandhaltungskosten: Aufwendungen für die Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft, etwa Reparaturen an Maschinen und Gebäuden.
• Personalkosten: Löhne, Gehälter und Sozialabgaben, soweit sie auf Arbeitgeber entfallen.
• Materialkosten: Einkaufspreise für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe.
• Dienstleistungskosten: Aufwendungen für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen, etwa für Rechts- und Steuerberatung oder ausgelagerte Produktionsschritte.
• Finanzierungskosten und Kosten des Geldverkehrs: Zinsen, Kontoführungsgebühren und Verwahrkosten.
• Raumkosten: Miete und Mietnebenkosten, Kosten für die Ausstattung der Geschäftsräume.

Eine ausführliche Kalkulation unter Einbezug aller anfallenden Kosten ist zwingende Voraussetzung, um möglichst effizient arbeiten zu können. Unternehmer sollten daher so umfassend wie möglich die Betriebskosten entsprechend der BWL berechnen und dabei auch vermeintlich weniger relevante Aufwendungen einbeziehen.

Bei der Kalkulation der Betriebskosten empfiehlt sich diese Vorgehensweise:

1. Im ersten Schritt werden die Fixkosten berechnet. Da sie immer anfallen, müssen sie fester Bestandteil einer jeden Kalkulation sein.
2. Im zweiten Schritt ermitteln Unternehmer die variablen Kosten, soweit diese Berechnung bereits möglich ist. Ist das nicht der Fall, empfiehlt sich eine Schätzung auf Basis von Erfahrungen oder Vergleichswerten anderer Unternehmen.
3. Im dritten Schritt werden fixe und variable Kosten addiert und den angestrebten Umsätzen im Ermittlungszeitraum (in der Regel der Monat oder das Quartal) gegenübergestellt.

Unabhängig vom Ergebnis einer durchgeführten Kalkulation sollten alle anfallenden Betriebskosten laufend auf ihre Höhe überprüft werden. Nur so können Unternehmer mögliche Einsparpotenziale erkennen und die Rentabilität des Betriebes steigern. Auch hier empfiehlt sich ein Vorgehen in mehreren Schritten:

1. Zu Beginn der Überprüfung müssen die Kosten aussortiert werden, bei denen keine Möglichkeit der Reduzierung besteht. Dazu gehören zum Beispiel die Gehälter besonders qualifizierter Mitarbeiter, ohne die der Geschäftsbetrieb zum Erliegen kommen würde. Auch bei Miete und Nebenkosten sind Einsparungen oft nur durch einen vollständigen Umzug des Betriebs möglich, der an anderer Stelle wieder zu höheren Kosten führen würde.
2. An zweiter Stelle werden die verbleibenden Kosten unter die Lupe genommen. Hier erfolgt etwa eine Prüfung, inwieweit auf günstigere Lieferantengewechselt werden kann oder ob etwa durch die Abnahme größerer Mengen zusätzliche Rabattmöglichkeiten bestehen. Auch bei den Energiekosten ergeben sich erfahrungsgemäß größere Einsparpotenziale.
3. Im letzten Schritt sollte die gesamte Betriebskostenaufstellung noch einmal auf gänzlich obsolete Aufwendungen hin geprüft werden. Oft bestehen Versicherungs- oder andere Verträge, die nicht mehr aktuell sind oder insgesamt nicht benötigt werden.