Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 08.03.2024
Definition: Was sind Betriebsausgaben?
Unter dem Stichwort Betriebsausgaben fallen laut § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) „die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“. Das heißt: alle Kosten für Anschaffungen oder eingekaufte Dienstleistungen, die Sie zum wirtschaftlichen Arbeiten benötigen, wie z. B. Ihren PC. Betriebsausgaben können in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder die Bilanz des Jahresabschlusses einfließen.
Beispiele für Betriebsausgaben
Weitere mögliche Betriebsausgaben von Selbstständigen, Freiberuflern und Kleinunternehmern sind beispielsweise:
- Raummiete
- Investitionen
- Firmenwagen
- Geschäftsfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Weiterbildungskosten
- Kosten für Versicherungen
- Werbekosten
- Bürokosten
- Anzahlungen
- Bewirtungskosten für Getränke, Essen und Trinkgelder
- Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben wie Porto etc.
Zusammengefasst sind Betriebsausgaben alle anfallenden Kosten, die mit Ihrem Unternehmen direkt in Zusammenhang gebracht werden – also die Kosten, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen funktioniert.
Welche Arten von Betriebsausgaben gibt es?
Grundsätzlich unterscheidet die Gesetzgebung zwischen unterschiedlichen Arten von Betriebsausgaben:
- Vorweggenommene Betriebsausgaben: Das sind Kosten, die vor der offiziellen Gründung Ihres Unternehmens anfallen. Dazu zählt beispielsweise die Anmeldung beim Gewerbeamt.
- Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben lassen sich im steuerlichen Rahmen voll anrechnen. Dazu zählen z. B. Bürokosten wie Portogebühren, Kosten für Telefon, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildungen, Miete bzw. Leasing von Bürogeräten oder Raumkosten wie Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser oder Strom. Aber auch der Säumniszuschlag des Finanzamtes ist, wenn er zu einer betrieblichen Steuer (z. B. Umsatzsteuer) erhoben wird, als Betriebsausgabe abzugsfähig.
- Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Dazu gehören beispielsweise der Verpflegungsmehraufwand, Aufwendungen für Ihr Arbeitszimmer im Haus oder in der Wohnung.
- Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Ausgaben, die die Steuerlast nicht senken. Beispiele für diese Art von Betriebsausgaben sind Geschenke über 60 Euro, die Gewerbesteuer oder Strafgelder, Verwarngelder, Zinsen wie Hinterziehungs- oder Schuldzinsen, Mahngebühren und Ordnungsgelder. Diese sind nicht absetzbar.
Daneben gibt es noch die nachträglichen Betriebsausgaben. Sie sind das genaue Gegenstück zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben. Das heißt, Sie werden mit diesen Kosten erst konfrontiert, sollten Sie Ihr Unternehmen schließen.
Betriebsausgaben sind nicht gleich Werbungskosten
Oftmals wird der Begriff „Werbungskosten“ mit Betriebsausgaben bei Selbstständigen in Verbindung gebracht. Sie können diese aber nur bedingt in Ihre Steuererklärung einbringen.
Werbungskosten können nur diese Personengruppen geltend machen:
- Arbeitnehmer
- Rentner
- Vermieter
- Personen mit sonstigen Einkünften, die nicht durch eine selbstständige Arbeit erfolgen
Wie lassen sich Betriebsausgaben steuerlich geltend machen?
Betriebsausgaben sind bei der Steuererklärung eine wichtige Größe. Um Ihre Steuerlast zu senken, dürfen Sie als Selbstständiger sämtliche Ausgaben dieser Art von Ihrem erwirtschafteten Umsatz abziehen. Daraus ergibt sich der Gewinn, der versteuert werden muss. Die Rechnung ist einfach: je höher die Betriebsausgaben, desto geringer die Steuerlast. Aber Vorsicht: Es gibt dennoch ein paar wichtige Aspekte, die Sie beachten sollten. Diese stellen wir Ihnen im Folgenden vor.
Warum ist beim Absetzen nicht betrieblicher Kosten Vorsicht geboten?
Manche Selbstständige übertreiben es mit dem Absetzen der Betriebsausgaben und machen in der Steuererklärung Anschaffungen geltend, die nicht für notwendige betriebliche, sondern für private Zwecke und ihre eigene Lebensführung eingekauft wurden – sie hatten also keinen betrieblichen Grund für die Anschaffung. Hier ist Vorsicht geboten: Private und betriebliche Ausgaben sollten fein säuberlich getrennt werden. Sie sind außerdem verpflichtet, Beweise für solche Betriebsausgaben auf Anfrage vorzulegen. Ansonsten drohen im Falle einer Steuerprüfung empfindliche Geldstrafen.
Bewirtungskosten von der Steuer absetzen
Gemäß dem Steuerrecht versteht man darunter alle Kosten für Speisen, Getränke und Trinkgelder, aber auch evtl. anfallende Gebühren für die Garderobe, Tabakwaren oder andere Unterhaltungskosten. Beachten Sie, dass die Kosten für diese Aufwendung angemessen sein sollten – orientieren Sie sich dafür an Ihrer Branche und Unternehmensgröße.
Wenn bei einem betrieblichen Fest, wie z. B. einer Weihnachtsfeier, ausschließlich Arbeitnehmer bewirtet werden, handelt es sich in diesem Fall um 100 % abzugsfähige Bewirtungskosten. Falls Sie aber einen Geschäftspartner zum Mittagsessen einladen, ist von einer geschäftlichen Bewirtung die Rede – sprich 30 % der Kosten sind sogenannte nicht abzugsfähige Bewirtungskosten. Folglich können Sie nur einen Anteil von 70 % der Rechnungssumme steuerlich geltend machen.
Wie lassen sich Betriebsausgaben nachweisen?
Sie müssen Ihre Betriebsausgaben – insbesondere wenn Sie diese steuerlich geltend machen wollen – beim Finanzamt belegen können. Das heißt für Sie, dass Sie genau Buch über Ihre betrieblichen Ausgaben führen sollten. Sammeln Sie alle Belege und bewahren Sie diese sorgfältig auf.
Bewahren Sie Ihre Belege gut auf
Wenn Sie etwas nicht genau belegen können, akzeptiert das Finanzamt Ihre Ausgabe gegebenenfalls nicht. Sollten Sie den Beleg verloren haben, wird geschätzt – das fällt in den wenigsten Fällen zu Ihren Gunsten aus.
Abschreibung von beruflichen Fahrtkosten und geschäftlichen Geschäftsreisen
In beiden Fällen gibt es verschiedene Methoden des steuerlichen Abzugs und Besonderheiten, wie z. B. die 1-Prozent-Regelung bei Fahrtkosten, die Sie beachten können. Interessant ist u. a., ob Sie Firmenfahrzeuge tatsächlich rein geschäftlich oder auch zum Teil für private Zwecke nutzen. Beachten Sie auf jeden Fall die allgemeinen Voraussetzungen bei der Reisekostenabrechnung.
Lassen sich Betriebsausgaben pauschal absetzen?
Es gibt bestimmte Berufsgruppen, die sich Pauschalen für ihre Betriebsausgaben anrechnen lassen können. Die Ausnahmen auf einen Blick:
- In Vollzeit arbeitende Tagesmütter oder Tagespflegepersonen können pauschal 300 Euro pro Monat als Betriebsausgabe geltend machen.
- Selbstständige Hebammen dürfen pauschal bis zu 25 Prozent, maximal aber 1.535 Euro pro Jahr als Betriebsausgabe absetzen.
- Für freie Journalisten oder Schriftsteller, die hauptberuflich tätig sind, ist eine Betriebsausgabenpauschale bis zu 30 Prozent oder maximal 3.600 Euro pro Jahr als Betriebskosten absetzbar.
- Bei wissenschaftlicher, künstlerischer oder schriftstellerischer Nebentätigkeit, soweit es sich nicht um eine Tätigkeit i. S. d. § 3 Nr. 26 EStG handelt, können pauschal 25 Prozent der Betriebseinnahmen, höchstens 900 Euro jährlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Liegen die Betriebsausgaben nachweislich über dem Pauschalbetrag, müssen sie dem Finanzamt einzeln nachgewiesen werden, die Anrechnung des pauschalen Betrags entfällt dann.
Betriebsausgaben zusammengefasst
- Unter Betriebsausgaben fallen alle Kosten für Anschaffungen oder eingekaufte Dienstleistungen, die Sie zum wirtschaftlichen Arbeiten benötigen, wie z. B. Ihr Laptop.
- Es gibt verschiedene Arten von Betriebsausgaben, beispielsweise die sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben.
- Betriebsausgaben mindern den jährlichen Gewinn und damit die Steuerlast.
- Sie können die Betriebskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.
- Einige Selbstständige können sich pauschale Betriebskosten anrechnen lassen, z. B. selbstständige Hebammen.