Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 24.11.2023
Definition: Was sind Rückstellungen?
Im Rechnungswesen bezeichnen Rückstellungen Verbindlichkeiten, deren Eintreten und Höhe ungewiss sind. Wenn ein Unternehmen eine solche Verbindlichkeit erwartet, kann es Rückstellungen bilden, also einen Rechnungsbetrag „zurückstellen“, um zukünftigen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.
Für die Bildung von Rückstellungen müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Kostenursache muss im aktuellen Geschäftsjahr liegen.
- Zeitpunkt, Höhe und Bestehen der Inanspruchnahme der Rückstellungen sind ungewiss, aber wahrscheinlich.
Was ist der Unterschied zwischen Rückstellungen und Rücklagen?
In der Buchhaltung sind Rückstellungen nicht mit Kapitalrücklagen zu verwechseln. Beides sind Positionen auf der Passivseite der Bilanz. Der Unterschied liegt jedoch im Verwendungszweck:
- Rückstellungen werden für drohende Verbindlichkeiten gebildet und gehören damit zum Fremdkapital. Sie werden als Aufwand gebucht, sind also erfolgsmindernd.
- Rücklagen gelten als gebundenes Eigenkapital und werden für drohende Verluste gebildet. Das führt zu einer Erhöhung des Eigenkapitals, was jedoch keinen Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat.
Welche Arten von Rückstellungen gibt es?
Bei den Rückstellungen unterscheidet man in erster Linie zwischen Schuldrückstellungen und Aufwandsrückstellungen. Der Unterschied ist recht simpel:
- Aufwandsrückstellungen sind Verpflichtungen gegenüber sich selbst.
- Schuldrückstellungen sind Verpflichtungen gegenüber Dritten.
Mit einfachen Beispielen wird klar, wann Rückstellungen in welche Kategorie fallen:
Beispiel für Aufwandsrückstellungen
Ein Gastronomiebetrieb erleidet im Dezember einen Wasserschaden. Die endgültige Reparatur ist aber aufgrund des Geschäfts um Weihnachten erst Anfang des nächsten Abrechnungsjahres geplant. Der Gastronomiebetrieb bildet hierfür Rückstellungen, die bereits in der Bilanz des laufenden Geschäftsjahres als Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung auftauchen und als Aufwand verbucht werden. Hier liegt eine Verbindlichkeit gegenüber sich selbst vor.
Beispiel für Schuldrückstellungen
Ein Unternehmen rechnet damit, dass es im Folgejahr von einem Wettbewerber verklagt wird. Hierfür kann es Prozesskostenrückstellungen bilden, um die Gerichtskosten decken zu können. Damit liegen Verbindlichkeiten gegenüber Dritten vor.
§ 266 Abs. 3 B I – III HGB untergliedert Rückstellungen darüber hinaus in folgende Kategorien:
Nach § 249 Abs. 1 HGB besteht eine juristische Rückstellungspflicht für Arbeitgeber, wenn eine bindende und direkte Versorgungszusage an Arbeitnehmer besteht. Damit ein Unternehmen entsprechende Pensionsrückstellungen bilden darf, muss zum Bilanzstichtag eine schriftliche Pensionszusage vorliegen.
Als Steuerrückstellungen werden Steuern und Abgaben deklariert, die zwar im aktuellen Wirtschaftsjahr entstanden sind, deren Höhe aber noch nicht endgültig festgelegt ist. Es dürfen nur für bestimmte Steuern Rückstellungen gebildet werden, z. B. für:
- Gewerbesteuer
- Körperschaftsteuer
- Umsatzsteuer
- Hinterzogene Lohnsteuer
- Mehrsteuern durch Außenprüfung/Betriebsprüfung
Zu dieser Art gehören sowohl Aufwands- als auch Schuldrückstellungen. Außerdem gibt es folgende Unterkategorien:
- Drohverlustrückstellungen
- Kulanzrückstellungen
- Rückstellungen für Garantieverpflichtungen bzw. Gewährleistungen
- Prozessrückstellungen
- Provisionsrückstellungen
- Jahresabschluss- und Prüfungsrückstellungen
Rückstellungen für Archivierungsvorgaben laut GoBD
Auch für die Archivierung nach GoBD-Standard können Sie Rückstellungen bilden! Beispielsweise für die Anschaffung von Regalen, das Scannen von Dokumenten oder Anteile der Miete, wenn die zu archivierenden Dokumente entsprechend viel Raum einnehmen.
Warum werden Rückstellungen gebildet?
Rückstellungen dienen dazu, drohende Verbindlichkeiten im Folgejahr abzudecken. Da sie als Aufwand gebucht werden, mindern sie den Gewinn zum Jahresabschluss und damit die Steuerlast eines Betriebs. Außerdem sind Rückstellungen gesetzlich geregelt und teilweise sogar verpflichtend.
Rückstellungen werden also aus drei Gründen gebildet:
- Absicherung vor drohenden Verbindlichkeiten
- Minderung von Gewinn und Steuerlast
- Gesetzliche Verpflichtung
Wann muss ich, wann darf ich Rückstellungen bilden?
Sie dürfen Rückstellungen nur bilden, wenn die in § 249 HGB aufgelisteten Gründe vorliegen. Teilweise sind Sie dann sogar verpflichtet, diese Rückstellungen anzulegen. In Fällen, die dort nicht genannt sind, ist es unzulässig, Rückstellungen zu bilden. Das wäre mindestens eine Verwässerung der Bilanz und möglicherweise sogar eine Straftat.
Rückstellungen buchen
Rückstellungen sind grundsätzlich Passivkonten und daher im Haben zu buchen. Der Buchungssatz wird dem Einzelfall angepasst und ergänzt. Ein beispielhafter Buchungssatz für eine Rückstellung sieht so aus:
Oft findet bei der Buchung der Begriff „Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten“ Verwendung. Dieser drückt aus, dass der Betrieb zwar Rückstellungen bildet, sich aber noch nicht im Klaren darüber ist, für welche konkreten Fälle diese vorsorgen.
Rückstellungen auflösen
Rückstellungen sind stets aufzulösen, sobald der Grund zur Rückstellungsbildung entfällt.
Beim Auflösen von Rückstellungen kommt es auf die Höhe des tatsächlich entstandenen Aufwands an. Es sind drei verschiedene Fälle möglich:
- Die Höhe der Rückstellung und Auszahlung stimmen überein: Die Auflösung ist erfolgsneutral.
- Die Rückstellungen waren größer als die notwendige Auszahlung: Es muss ein sonstiger betrieblicher Ertrag verbucht werden.
- Die Rückstellungen waren zu gering, also für die Auszahlung nicht ausreichend: Es ist ein sonstiger betrieblicher Aufwand festzuhalten.
Beispiel zur Auflösung von Rückstellungen
Ein Gastronom eröffnet unter dem Namen BurgerHouse ein Restaurant. Es ist optisch eng an das in der Nähe befindliche BurgerHome angelehnt. Aufgrund der ähnlichen Konzepte rechnet der Betreiber damit, von dem Wettbewerber verklagt oder in anderer Form juristisch belangt zu werden. Daher bildet er Rückstellungen:
10.000 €
10.000 €
Es kommt wie erwartet zu einem Prozess im Folgejahr. Dabei sind drei Szenarien denkbar:
Die Auszahlung fällt so hoch aus wie die zu erwartende Rückstellung.
Der Buchungssatz zur Auflösung der Rückstellung lautet:
10.000 €
Die Übereinstimmungen sind weniger drastisch als erwartet. Letztlich muss das BurgerHouse nur einen Betrag von 7.000 € zahlen.
Der Buchungssatz zur Auflösung der Rückstellung lautet:
10.000 €
Auf das BurgerHouse kommt eine noch höhere Strafe zu als erwartet. Der Betrag liegt bei 12.000 €.
Der Buchungssatz zur Auflösung der Rückstellung lautet:
10.000 €
2.000 €
Sonderfall: Langfristige Rückstellungen
Was sind langfristige Rückstellungen?
Langfristige Rückstellungen zeichnen sich durch eine Restlaufzeit von mehr als einem Jahr aus. In § 253 Absatz 2 HGB heißt es genauer:
„Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind mit dem ihrer Restlaufzeit entsprechenden durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre abzuzinsen.“
Der Begriff der Abzinsung von Rückstellungen bedeutet, dass Sie die Reserven verzinsen müssen, die sich auf Aufwendungen in der ferneren Zukunft beziehen.
Hier zwei Beispiele:
- Pensionen für Mitarbeiter
- Rückstellungen für Garantieleistungen, die eine längere Laufzeit als ein Jahr haben
Die Verzinsung dient dazu, steigende Kosten abzubilden. Mittels der Verzinsung errechnen Sie einen Erfüllungsbetrag. Auf dessen Basis bestimmen Sie durch den Abzinsungssatz den Barwert der Rückstellung. Sie finden die aktuell gültigen Abzinsungssätze online auf der Webseite der Deutschen Bundesbank. Zur Berechnung empfehlen wir außerdem den Einsatz einer Buchhaltungssoftware oder das Hinzuziehen eines Bilanzbuchhalters.
Der Rückstellungsspiegel: Überblick über alle Rückstellungen
In dem sogenannten Rückstellungsspiegel werden alle Rückstellungsposten der Bilanz und deren Entwicklung aufgelistet. Die tabellarische Übersicht enthält Informationen zu:
- Anfangsbestand
- Endbestand zum Bilanzstichtag
- Zuführung
- Auflösung
- Verbrauch / Inanspruchnahme
- Umbuchung
- Effekt aus der Auf- und Abzinsung
Ist es Pflicht, einen Rückstellungsspiegel zu führen?
Grundsätzlich sind Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet, einen Rückstellungsspiegel aufzustellen. Allerdings fordert § 285 Nr. 12 HGB dazu auf, die Entwicklung der sonstigen Rückstellungen zu erläutern. Diese Aufforderung können Sie durch eine Übersicht in Form eines Rückstellungsspiegels erfüllen.
Um den handelsrechtlichen Ansprüchen zu genügen, ist ein Rückstellungsspiegel oft notwendig. Deshalb sollte er in einer professionellen Buchhaltungssoftware vorhanden sein. Wie genau Sie den Überblick strukturieren, ist Ihnen selbst überlassen. Beliebt sind die Anordnung nach Fälligkeit und die Auflistung der oben genannten Informationen.
Rückstellungen mit der passenden Software einfach erledigen
Generell ist es sinnvoll, die eigene Buchhaltung durch professionelle Programme zu unterstützen.
Rückstellungen zusammengefasst
- Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die mit relativ hoher Wahrscheinlichkeit eintreten, deren Bestehen und Höhe aber ungewiss sind.
- In erster Linie wird zwischen Schuld- und Aufwandsrückstellungen unterschieden.
- Die genauen Voraussetzungen, wann Rückstellungen zu bilden sind, regelt das Handelsgesetzbuch.
- Einen Überblick über die eigenen Rückstellungen kann ein Rückstellungsspiegel geben.
- Buchhaltungssoftware unterstützt dabei, Rückstellungen zu bilden, aufzulösen und zu überblicken.